La location de véhicules entre particuliers n'a jamais été aussi populaire. Il faut dire que les tarifs et la flexibilité qu'elle offre séduisent tant les voyageurs solitaires que les familles avec enfants ou les jeunes couples qui partent en vacances. Mais, pour s'assurer d'une transaction idéale entre les deux parties, il est nécessaire d'établir un contrat spécifique de location de voiture entre particuliers. Voici les principaux axes à garder à l'esprit lors de la rédaction et de la signature du document.
Les éléments indispensables qui doivent figurer sur le contrat
La base d'un contrat, c'est deux parties distinctes qui se mettent d'accord sur un échange, généralement monétisé. Les parties doivent en premier lieu être identifiées clairement. Il ne suffit pas de mettre le nom et l'adresse du propriétaire ou du locataire. Pour une traçabilité optimale, le contrat doit indiquer les coordonnées complètes de chaque partie, leurs numéros de téléphone et éventuellement leurs adresses mails, ainsi que toute autre mention jugée utile comme la date de naissance ou le lieu d'obtention du permis.
Une location de voiture s'accompagne forcément d'une description du véhicule concerné. Là aussi, il faut se montrer exhaustif et inclure une quantité d'informations telles que le kilométrage au jour de la location, la marque et le modèle du véhicule, sa date de mise en circulation, son numéro d'immatriculation et son numéro de police d'assurance. L'état général du véhicule est décrit lors de l'état des lieux et inclut toute particularité ou défaut qui pourrait induire un désaccord lors du retour du véhicule (impact, siège abimé, peinture éraflée). Des photos sont bienvenues pour justifier les détails relevés.
Dans le contrat d'une location de voiture, l'on trouve encore des modalités relatives à l'échange financier. Comment est réalisé le paiement, par chèque, virement ou espèces ? Le locataire verse-t-il une caution, et si oui de quel montant et par quel moyen ? À combien va s'élever le montant global de la location ? Quels sont les frais prévus en cas de retard ou d'oubli de faire le plein ?
Pour finir, il est indispensable de mentionner les conditions de retour du véhicule, notamment l'heure et le lieu du rendez-vous, mais aussi l'état attendu de la voiture avec le niveau d'essence correspondant.
Ajouter des clauses spécifiques et des mentions sur la responsabilité
Tout véhicule en circulation est tenu d'être assuré. Oui, mais dans le cas d'une location de voiture entre particuliers, quelle est l'assurance qui prend en charge les éventuels dégâts ou dommages corporels ? Le contrat doit comporter une mention précise à ce sujet, en citant qui est responsable de l'assurance, et en spécifiant si le locataire doit souscrire une assurance personnelle pour couvrir la voiture pendant la durée de location.
Dans le contrat, il est utile de rappeler les limites d'utilisation du véhicule, notamment pour les utilitaires. Le propriétaire peut indiquer la hauteur maximale de la voiture, ou bien le poids de chargement légal autorisé. Il spécifie aussi, s'il le souhaite, l'usage précis de la voiture, à des fins personnelles ou professionnelles, avec ou sans animaux domestiques, avec ou sans autorisation de fumer, etc. En cas de violation des règles, des sanctions peuvent être appliquées et le propriétaire est libre d'effectuer une retenue sur la caution.
Le kilométrage autorisé par le contrat justifie le prix de la location. S'il est largement dépassé, des frais sont souvent appliqués pour couvrir l'usure additionnelle occasionnée. Mais comme l'anticipation du kilométrage n'est pas forcément évidente, il revient au propriétaire de faire preuve de tolérance. Il peut aussi prévoir une clause mentionnant des frais minimisés si le locataire lui demande l'autorisation, durant la location, d'effectuer davantage de kilomètres avec son véhicule.
Pour finir, les clauses spécifiques du contrat peuvent comprendre le prêt de matériel et les conditions de son bon usage. Un utilitaire sera ainsi proposé avec des sangles pour fixer les meubles ou un diable qui aide à transporter le gros électroménager. Un monospace familial pourra inclure un siège bébé, des rehausseurs ou des câbles de chargement pour les téléphones.
Comment conclure le contrat entre particuliers ?
Avant de valider le contrat, le locataire doit fournir un certain nombre de justificatifs. Il doit notamment produire un permis de conduire valable en France, une pièce d'identité et un moyen de paiement valide. Le propriétaire, de son côté, est tenu de fournir au locataire tous les documents nécessaires pour conduire le véhicule : carte grise, assurance, mais aussi documentation technique. Il est précisé dans le contrat les références des documents mentionnés, soit sous forme de photo, soit en indiquant les valeurs telles que le numéro du permis et de la police d'assurance.
Le contrat est ensuite signé par les deux parties en deux exemplaires. La présence d'un tiers est rarement requise, mais elle peut toutefois être justifiée dans le cas où la location fait intervenir des sommes importantes, par exemple pour la location d'une voiture de luxe. D'après les conditions spécifiées dans le contrat, certains frais sont retenus si celui-ci venait à subir des modifications ou une annulation. Il peut s'agir d'un prorata du montant de la location, ou une retenue sur la caution si le contrat a déjà débuté. En général, lorsque les deux parties s'entendent, il est possible de modifier l'heure de retour ou le lieu de restitution du véhicule à l'amiable et sans frais supplémentaires.
Le paiement est parfois effectué avant la location, parfois juste après. Cela dépend des préférences de chacun, mais il faut obligatoirement le mentionner dans le contrat. Au retour du véhicule, les deux parties réalisent ensemble l'état des lieux de retour et font le point sur d'éventuels frais complémentaires à verser. Ensuite, le locataire et le propriétaire signent chacun les deux exemplaires de fin de contrat qui témoignent du bon aboutissement de l'échange.